Amaç: Allbatross Portföy Yönetimi A.Ş. acil ve beklenmedik durumlarla başa çıkma ve iş sürekliliğini sağlama amacıyla bu planı oluşturmuştur. Bu planın amacı aşağıdaki gibidir:

• Müşteri hizmetlerinin devamlılığını sağlamak,
• Yasal ve üçüncü kişilere karşı olan sorumlulukları zamanında yerine getirmek,
• İş akışlarında karmaşıklığa ve kesintiye sebep olmamak, finansal etkileri minimize etmek,
• Beklenmedik durumlarda Şirket varlıklarını ve nakit akışını korumak,
• Acil ve beklenmedik durumlarda yükümlülüklerin yerine getirilme koşullarını belirlemek.

Acil ve beklenmedik durum planının düzenlenmesinde, III-55.1 Portföy Yönetim Şirketleri ve Bu Şirketlerin Faaliyetlerine İlişkin Esaslar Tebliği’nde belirtilen ilgili hükümler esas olarak alınmıştır.

Acil ve Beklenmedik Durum Tanımı: Şirket, olağan çalışmasını kesintiye uğratacak veya hizmet sunmasını engelleyecek durumları şu şekilde tanımlar:

• Doğal afetler (deprem, yangın, fırtına, sel, vb.),
• Terörist saldırılar, savaş gibi durumlar,
• Faaliyetlerin sürdürüldüğü binada meydana gelen beklenmedik durumlar,
• Bilgi işlem sisteminin çalışamaz hale gelmesi veya dış saldırılar,
• Personelin büyük bölümünün işe gelememesi/gelmemesi gibi sağlık veya trafik kazası gibi durumlar,
• Para ve sermaye piyasalarında meydana gelen olağanüstü durumlar.

Acil ve beklenmedik durum eylem planının içeriği ve komite üyelerinin rol ve sorumlulukları tüm Şirket çalışanları ile paylaşılmıştır. Olağanüstü bir durum yaşandığında acil ve beklenmedik durum eylem planını uygulayacak yeterli sayıda ve bilgide personel ile plan hayata geçirilecektir.

Acil ve beklenmedik durum halinde, genel müdür ve/veya acil ve beklenmedik durum komitesi başkanı oluşan durum ile ilgili olarak şirket personeliyle iletişim sağlar.

Sorumluluk: Tüm personel, planın gerekliliklerini bilmek ve uygulamakla yükümlüdür. Yönetim Kurulu ve acil ve beklenmedik durum eylem komitesi, planın uygulanmasından ve hazırlıkların yapılmasından sorumludur.

Acil ve Beklenmedik Durum Eylem Planı Komitesi

Acil ve beklenmedik durum eylem planının etkili olarak uygulanabilmesi ve gerekli koordinasyonun sağlanabilmesi için Yönetim Kurulu tarafından atanan ilgili yetkililerin katılımı ile oluşan acil ve beklenmedik durum komitesi kurulmuştur. Komite üyeleri aşağıda belirtilmiştir:

[Komite Başkanı] Genel Müdür Yardımcısı: Ünlü Emre COŞKUN
[Acil Durum Yetkilisi] Bilgi Sistemleri Sorumlusu: Yalçın OBUZ
[Acil Durum Yetkilisi] Risk Yönetimi Sistemi Yöneticisi: Orçun ERGÖKNAR

Acil ve beklenmedik durum eylem planı sorumluları, Yönetim Kurulu kararıyla belirlenir. Söz konusu personelin iletişim bilgileri Sermaye Piyasası Kurulu ve diğer ilgili kuruluşlara söz konusu personelin iletişim bilgileri bildirilir. Acil ve beklenmedik durum eylem planının uygulanmasından sorumlu kişilerin değişmesi durumunda, yeniden atanacak kişilere ait iletişim bilgileri ilgili kuruluşlara yeniden bildirilir.

Komite, acil ve beklenmedik durumlarla ilgili olarak Şirkette yapılanları ve gelişmeleri görüşmek üzere yılda en az bir kez toplanır. Gerekli görülen hallerde, komite üyelerinden birinin çağrısı üzerine normal toplantı tarihini beklemeden toplantı düzenlenebilir. Komite, acil ve beklenmedik durumun önem derecesini belirleyerek personeli izinden çağırmak, geçici görevlendirme yapmak ve Şirketin rutin faaliyetlerini sürdürmeye yönelik kararlar alma konusunda yetkilidir.

Acil ve Beklenmedik Durumda Alternatif Hizmet Kanalları

Şirketin hizmet verdiği işyeri merkezinin kullanılamaz hale gelmesi durumunda, iş sürekliliğini sağlamak için alternatif hizmet yerinin belirlenmesi önem arz etmektedir. Bu çerçevede, QUA GRANITE HAYAL YAPI VE ÜRÜNLERİ SANAYİ TİCARET A.Ş.' nin Söke OSB Mahallesi'nde bulunan fabrika ve genel müdürlük adresi (Söke OSB Mahallesi 4. Sokak No:1 Söke /Aydın), acil durumlar için "İş Sürekliliği Merkezi" olarak belirlenmiştir.

Ancak, olası bir durumda bu merkezin kullanılamaz hale gelmesi durumunda, acil ve beklenmedik durum komite başkanı tarafından hızlı bir şekilde yeni bir re-lokasyon planı hazırlanacaktır. Bu plan kapsamında, tüm personel, müşteriler ve ilgili kurumlar en hızlı şekilde bilgilendirilecek ve yeni alternatif yer belirlenerek hizmetlerin kesintisiz bir şekilde devam etmesi sağlanacaktır.

Acil ve beklenmedik durum sorumlusu, hizmet kanallarının kesilmesi durumunda alternatif hizmet kanallarını belirlemekle sorumludur. Bu alternatif kanalların kullanıma geçirilmesini sağlar ve personele gerekli bilgilendirmeyi yapar. Bu sayede, şirket hizmetlerinin aksamadan devam etmesi ve müşteri memnuniyetinin korunması sağlanır.

Şirketin Acil Durumla İlgili Önlemleri

Allbatross Portföy Yönetimi A.Ş., acil durumlarla başa çıkmak ve iş sürekliliğini sağlamak için çeşitli önlemler almaktadır. Bu önlemler, şirketin mali tablolarını ve mevzuata uygun olarak tutması gereken tüm kayıt ve kıymetli evrakın, Türk Ticaret Kanunu'nun 82. maddesi gereğince basılı olarak ve/veya elektronik ortamda saklanmasını içermektedir. Ayrıca, Şirketin bilgi işlem sistemlerinin sürekliliği ve verilerinin korunması için düzenli olarak yedek alınmakta ve bu yedekler en az beş yıl süreyle saklanmaktadır.

Operasyonel riskleri minimize etmek amacıyla, mali ve bilgi iletişim altyapısı dahil olmak üzere şirketin tüm operasyonları düzenli olarak değerlendirilmekte ve gerekli önlemler alınmaktadır. Ayrıca, hizmet verilen kişilerle olan iletişimin sürekliliği için alternatif iletişim kanalları sağlanmakta ve sürekli olarak güncellenmektedir. Hem Şirket içinde hem de dışında çalışanlarla iletişim kurabilmek için alternatif iletişim kanalları belirlenmiş ve sürekli olarak kontrol edilmektedir.

Şirketin faaliyetlerini sürdürebilmesi adına, alternatif şirket merkezleri ve merkez dışı örgütler titizlikle tespit edilmekte ve gerekli durumlarda devreye sokulmaktadır. Acil durumların etkilerini değerlendirmek ve uygun önlemleri almak için sürekli bir izleme ve değerlendirme yapılmaktadır. Bu süreçte müdahale sorumluları Sermaye Piyasası Kurulu’na ve diğer ilgili kurumlara düzenli olarak bilgilendirilmekte ve gerekli rutin zorunlu bildirimler titizlikle yerine getirilmektedir.

Son olarak, Şirketin faaliyetlerine devam edilemeyeceği durumlarda, müşterilerin hesaplarına erişim sağlanması ve bu hesapların başka bir şirkete devri gibi adımlar da önceden belirlenmiş ve detaylı bir şekilde planlanmıştır.

İş Akışı, Yasal Düzenlemelere Uyum ve Yürürlük

Allbatross Portföy Yönetimi A.Ş. olarak, iş sürekliliğinin sağlanması ve yasal düzenlemelere uyum konularında sizlere güncel bilgiler sunmaya devam etme taahhüdünde bulunuyoruz. Şirketimiz, acil ve beklenmedik durumlarda iş sürekliliğinin nasıl sağlanacağı ve ilgili iş akış prosedürleri hakkında bilgilendirme yapma yükümlülüğündedir. Bu bilgilendirme, portföy yönetim sözleşmesi imzalanırken ve ayrıca Şirketimizin internet sitesi üzerinden gerçekleştirilecektir.

Bu eylem planı Yönetim Kurulumuz tarafından 19.04.2024 tarih itibariyle yürürlüğe girmiştir. Yasal düzenlemelerde veya Şirketimizin yapılanmasında meydana gelebilecek değişiklikler sonrasında güncellenmesi de mümkündür.

Siz değerli yatırımcıların bilgisine sunar, herhangi bir soru veya geri bildirim için bizimle iletişime geçmekten çekinmemenizi rica ederiz.

Saygılarımızla,

ALLBATROSS PORTFÖY YÖNETİMİ A.Ş.